WHEN BAYER HealthCare UPGRADE BUSINESS INTEGRATION

SEKILAS TENTANG PERUSAHAAN

Bayer adalah perusahaan asal Jerman yang bergerak di bidang Kimia dan industri obat-obatan. Didirikan di Barmen, Jerman pada tahun 1863, saat ini Bayer telah berkembang menjadi produsen sekaligus penemu obat–obatan dengan merek terkenal. Perusahaan berkantor pusat di Leverkusen, North Rhine-Westphalia, Jerman ini terkenal dengan merek Aspirin. Kini Bayer merupakan perusahaan farmasi terbesar ketiga di dunia.

Produk–produk kelas dunia yang dihasilkan oleh Bayer antara lain :

• Aspirin , analgesic dan anti coagulent

• Heroin, obat addictove yang aslinya adlah obat batuk.

• Polyurethane , polimer dengan penggunaan yang sangat luas

• Polycarbonate , material dasar dari CD, Lego, dll

Dalam rangka memisahkan operasional dan strategic management–nya, Bayer melakukan re–organisasi menjadi holding company pada bulan Desember 2003. Grup–grup bisnis yang ada ditransformasikan menjadi perusahaan– perusahaan tebatas yang dikontrol oleh Bayer induk sebagai Holding Company. Anak anak perusahaan tersebut adalah :

• Bayer CropScience AG

• Bayer HealthCare AG

• Bayer MaterialScience AG and Bayer Chemicals AG

• Bayer Technology Services

• Bayer Business Services GmbH

• Bayer Industry Services GmbH & Co. OHG.

LATAR BELAKANG PENGIMPLEMENTASIAN ERP DI PERUSAHAAN

Seiring dengan berkembangnya dunia industri khususnya industri farmasi, permintaan akan berbagai produk yang berkualitas atau bermutu tinggi menjadi tantangan tersendiri bagi Bayer’s Health Care. Hal mendasar yang menjadi kebutuhan dan mempengaruhi tingkat kesuksesan perusahaan adalah kepuasan pelanggan yang ditentukan oleh layanan produk dengan harga terjangkau dan ketersediaan produk dipasaran yang memiliki kualitas sesuai yang dijanjikan perusahaan.

Oleh karenanya, perlu adanya suatu sistem yang mampu mengintegrasikan manajemen informasi antar bagian internal perusahaan sehingga memudahkan pengelolaan sumber daya yang dimiliki perlu dilakukan sebagai salah sarana infrastruktur perusahaan sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi pasar. Manajemen informasi dengan sistem terintegrasi dan sinkronisasi database yang terpisah-pisah menjadi hal yang vital untuk mencapai tujuan perusahaan. Database yang terpisah-pisah menjadi kendala yang seringkali menyebabkan data yang dimiliki tidak real time dan timbul gap antara satu unit bisnis dengan unit bisnis lainnya.

Mengingat hal tersebut, perencanaan kebutuhan dan pelaksanaan business process yang konsisten dalam suatu sistem terintegrasi dan tersinkronisasi akan menjamin perolehan dan peningkatan profit perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang mutlak diperlukan menjadi alasan pengimplementasian ERP (Enterprise Resources Planning) di perusahaan Bayer’s Health Care, dimana konsep ERP menawarkan sistem terintegrasi untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, human resource, marketing, supply chain, logistics, dan lain sebagainya, dengan melakukan upgrading sistem ERP R/3 ke sistem ERP SAP guna menjaga company sustainable growth dan tetap exist ditengah kompetisi industri farmasi yang kian ketat.

PERMASALAHAN

Pada tahun 2005 Bayer Healt’s Care salah satu devisi yang masih tergabung dalam holding company Bayer di Jerman, mengawali sebuah Project untuk melakukan upgread dari SAP R/3 ke sistem ERP SAP yang baru pada tahun 2005. Rencananya sebagai penambahan akan dilakukan instalasi SAP NetWeaver, Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI)  secara simultan dan memulai proses upgrading pada SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) solution.

Ketakutan awal yang muncul sebagai efek samping dari proses upgrading SAP adalah bagaimana efeknya terhadap pengguna (endusers). Berapa lama waktu yang diperlukan untuk penyesuaian, bagaimana jadinya bila terjadi banyak kesalahan dalam proses oleh operator-operatornya. Dengan demikian, tantangan utama yang dihadapi oleh team pada pengimplementasian ERP diperusahaan adalah semua proses upgrade ini harus dilakukan tanpa mengganggu kegiatan bisnis yang dijalankan.

PEMBAHASAN

Strategi Perusahaan Pada Implementasi Sistem

Berdasarkan kasus pengimplementasian ERP pada perusahaan Bayer’s Health Care, Terlihat bahwa fungsi utama yang diharapkan dari penerapan ERP pada sebuah perusahaan adalah sinkronisasi dan integrasi. Sejalan dengan pertumbuhan dari perusahaan sendiri yang semakin besar, maka detail yang muncul pun akan semakin banyak, disinilah peran dari ERP diperlukan untuk tetap menjaga bahwa detail–detail baru yang muncul tersebut dapat berjalan dengan sinkron dan tetap terintegrasi dengan yang sudah ada sebelumnya.

Untuk mengatasi masalah tersebut team dari Bayer membentuk sebuat test environment dimana para ahli dari tema teknik dapat mempelajari perbedaan dari SAP ERP 2005 dan SAP R/3, termasuk bagaimana perbedaan user interface berpengaruh terhadap pengguna. Project yang dilakukan pada Bayer Healt’s Care ini menjadi Pilot Project dimana anak-anak perusahaan Bayer yang lain akan mengikuti proses upgrading yang sama setelahnya. Proses upgrade berjalan dengan lancar dengan total waktu yang dihabiskan adalah tujuh bulan, sesuai dengan yang telah dijadwalkan.

Selain internal team, Bayer juga mendapatkan bantuan dari SAP Ramp Up. Ramp Up mengijinkan perusahaan–perusahaan terpilih untuk melakukan test drive terhadap program–program terbaru yang akan diluncurkan oleh SAP sehingga sangat membantu perusahaan untuk memastikan “apakah sistem yang akan dijalankan, benar-benar tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan”.

Keuntungan Penggunaan ERP Bagi Perusahaan

Bayer telah menggunakan SAP sebagai ERP nya, SAP yang digunakan adalah SAP R/3. Sistem ERP telah menjadi kebutuhan pokok bagi perusahaan Multinasional sekelas Bayer. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan ERP bagi perusahaan adalah :

• Memudahkan dilakukannya integrasi data, sinkronisasi dan proses remote aplikasi yang menjadi kebutuhan pokok dapat menjamin bahwa seluruh anak perusahaan yang tersebar di berbagai negara dapat terintegrasi dengan baik.

Tantangan di Masa Depan

Hal yang menarik dari kasus tersebut adalah proses transisi atau Upgreading sistem ERP yang lama (SAP R/3) ke sistem baru mendapatkan dukungan yang sangat baik dari pihak vendor penyedia Aplikasi ( SAP Ramp Up Coach Team ). Hal ini merupakan salah satu keuntungan yang bisa didapatkan bila proses upgreading menggunakan Aplikasi atau sistem yang berasal dari vendor yang sama.

Tantangan yang tetap muncul, walaupun menggunakan sebuah sistem dari vendor yang sama, dalam hal ini SAP, yaitu pada proses penyesuaian enduser terhadap user interface yang baru, dan hal ini menjadi “PR”(pekerjaan rumah) bagi perusahaan khususnya departemen IT untuk mengatasinya, terutama bila sistem tersebut akan dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan tuntutan perkembangan situasi dan kondisi pasar industri farmasi dimasa yang akan datang.

KESIMPULAN

• Walaupun proses upgrading menggunakan sistem aplikasi yang berasal dari satu perusahaan yang sama, masalah tetap akan muncul. Dalam kasus Bayer, masalah muncul pada sisi pengguna (enduser) sehubungan dengan adanya perubahan interface.

• Proses perubahan dilakukan dengan bertahap dan lewat sebuah perencanaan yang matang, akan meghasilkan hasil yang cukup memuaskan.

• Kerjasama dengan pihak pengembang dan penyedia sistem dalam proses transisi, memberikan manfaat yang cukup besar bagi kelancaran proses.

REFERENSI

Donovan, Michael. ”Successful ERP Implementation the First Time”, (download from http:// idii.com/wp/donovan erp success.pdf ).

Joch, Alan, Minimizing the “Fear of the Unknown”, (download http://www.sap/info.com )

_______, Bayer, www.wikipedia.org

~ oleh ariabeille pada September 6, 2008.